So kannst du als Todoist-Neuling deine Verantwortungsbereiche managen
Erkenne zügig, in welchen Areas du Fortschritte machst.
Erkenne zügig, in welchen Areas du Fortschritte machst.
Vor einiger Zeit bin ich auf die PARA-Methode von Tiago Forte gestoßen. Seine vorgeschlagene Unterscheidung von Projekten und Verantwortungsbereichen macht für mich Sinn.
Deshalb habe ich nach einem Weg gesucht, diese zwei Aspekte in Todoist abzubilden.
Aber bevor ich dazu komme, lass uns noch kurz einen Blick auf die zentralen Begriffe werfen.
PARA, Verantwortungsbereiche und Projekte
Verantwortungsbereiche sind die Bereiche, in denen Ergebnisse wesentlich sind. Deshalb werden sie im Englischen auch als Key Result Areas (oder kurz als Areas) bezeichnet.
Brian Tracy ist Autor unter anderem für das bekannte Selbstmanagement-Buch Eat that frog! Er sagt folgendes über Verantwortungsbereiche:
Eine Key Result Area ist etwas, für das du komplett verantwortlich bist. Wenn du es nicht tust, wird es nicht erledigt. Ein Verantwortungsbereich enthält Aktivitäten die unter deiner Kontrolle sind. Es produziert einen Output, …¹
— Brian Tracy
Ein weiterer Autor namens Tiago Forte hat die PARA-Methode erfunden. Sie wird dafür genutzt, um Wissen, Notizen und teilweise auch Aufgaben zu ordnen. Das Akronym PARA steht dabei für Projects, Areas, Resources und Archive.
Die Verantwortungsbereiche beschreibt er in seinem Blog als etwas, wo du kontinuierlich einen bestimmten Standard halten möchtest. Das schließt zum Beispiel die Rollen ein, die du übernimmst, und alles, was eine gewisse ständige Aufmerksamkeit erfordert.²
Laufende Standards wie Firmen-Newsletter, Rechtliches, Produktentwicklung
Rollen, wie Partner, Scrum Master, Karate-Trainer
Bereiche ständiger Aufmerksamkeit wie Sport, Finanzen, Wohnung
Projekte haben im Gegensatz zu Verantwortungsbereichen ein Enddatum, an welchem es abgeschlossen sein muss. Sie enthalten konkrete Aufgaben, die mit deinem Ziel in Verbindung stehen.
Verantwortungsbereiche in Todoist umsetzen
Todoist ist ein großartiges Tool für das persönliche Selbstmanagement. Allerdings bietet es dir keine direkte Möglichkeit, um Verantwortungsbereiche abzubilden.
Abhilfe schafft hier ein wirklich simpler Trick: Und zwar kannst du Verantwortungsbereiche als Projekte anlegen und zusätzlich ein Hauptprojekt für “Meine Projekte” erstellen.
Der Screenshot von Todoist zeigt verschiedene Bereiche hervorgehoben:
Unter (4) siehst du die Areas oder Verantwortungsbereiche. Sie werden auf der linken Seite unterhalb von Projekte angezeigt.
Das Projekt “Meine Projekte” wird unter (3) angezeigt und enthält, wie der Name schon sagt, alle Projekte — also alles, was einen Zeithorizont und ein Ziel hat.
Jedem Projekt kann in Todoist eine Farbe zugewiesen werden. Ich halte es für sinnvoll, dass die Projekte, die zu einem bestimmten Verantwortungsbereich gehören, die gleiche Farbe erhalten wie der jeweilige Verantwortungsbereich.
Zum Beispiel erhält das Projekt “Jahresabschluss 2023” die Farbe Rot, weil die zugehörige Area “Finanzen” die gleiche Farbe hat.
Damit werden im Bereich “Deine Produktivität” rechts oben unter (1) die erledigten Aufgaben für Verantwortungsbereich und der zugehörigen Projekte zusammengefasst.
Dieses kleine Detail sorgt dafür, dass du schnell erkennst, in welchen Areas, du Fortschritte gemacht hast.
Kleiner Abstecher: Personal Kanban mit Todoist
Der Screenshot oben entstand zu einer Zeit, als ich mich damit beschäftigt habe, wie ich Personal Kanban in Todoist umsetzen kann.
In Kanban geht man davon aus, dass die Menge an Arbeit in einem System begrenzt werden muss, um den Prozess verlässlich und vorhersagbar zu machen. Es müssen also sogenannte Work-In-Progress-Limits (WIP-Limits) umgesetzt werden.
In diesem Fall sind die Prozessbestandteile zeitlich unterteilt und im Bereich “Favoriten” unter (2) eingerahmt. Genutzt habe ich vier Labels, um dies abzubilden: “Monat_Nov”, “Diese_Woche_7”, “In_Progress_2” und “Blocked_Waiting”
Weil Todoist keine Leerzeichen in Labelbezeichnungen erlaubt, ist übrigens das eigenartige Format mit den Unterstrichen zustande gekommen. Die Zahl hinter dem Label steht für das WIP-Limit.
Das Experiment mit Personal Kanban hat für mich leider nicht gut funktioniert, weil damit nur ein Teil der Kanban-Kernpraktiken umgesetzt wurden. Deshalb habe ich es wieder verworfen.
Die Unterteilung nach Verantwortungsbereichen und “Meine Projekte”, sowie die Farbkodierung habe ich aber beibehalten, weil sie für mich einen guten Überblick ermöglichen.
Ich sehe auf einen Blick, in welchen Areas ich unbedingt tätig werden sollte, weil sich viele Aufgaben angesammelt haben.
Literaturhinweise
[1] Tracy, B. (2007). Eat that frog! 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time (2nd ed). Berrett-Koehler Publishers.
[2] Forte, T. (2017, Februar 8). The PARA Method: A Universal System for Organizing Digital Information. Forte Labs. https://fortelabs.co/blog/para/